Common Plan

Setahu saya, ini istilah ada di pabrik, khususnya sistem inventory/ persediaan. Teori ini pernah saya pelajari saat dibangku kuliah, waktu itu kebetulan saya masuk he he.  Just In Time adalah kondisi dimana bahan datang tidak perlu menunggu lama, langsung segera digunakan untuk proses produksi. Sehingga di Gudang Bahan, stocknya amat sangat minim. Karena hanya menyimpan stock untuk kebutuhan satu jam saja, satu shift saja, satu hari saja. Teori ini bisa berjalan kalau Perusahaan anda besar sekali, kenapa? Karena anda punya power, power untuk beli sangat banyak, bayar tepat waktu atau malah di depan, supplier tersedia dan bersaing. Sehingga perusahaan anda akan membuat aturan, kirim barang sesuai permintaan kami, info akan berikan satu shift sebelumnya (atau H-1).

Strategi ini untuk anda yang saat ini sedang menjalankan jualan online retail, dan memahami kompleksitas mengelola persediaan, baik persediaan bahan maupun persediaan barang jadi. Anda musti mengetahui jumlah yang yang picisan tersebut, memastikan harga produksi dan jual tetep benar untuk tiap picisan, dan dimana barang tersebut berada, bisa di workshop anda, bisa di toko, bisa di karyawan, reseller, distributor, di suplier atau masih di jalan.  Dengan data yang akurat dan realtime, akan membantu anda bertindak cepat. Sehingga di situasi yang cepat berubah ini, persediaan yang shortage atau yang melimpah bisa anda hindari, karena keduanya hal yang sangat tidak kita inginkan. Berikut 5 strategi yang bisa anda gunakan untuk melakukan improvement.

Sekira tahun 2006 an : “Barangmu iki just in time yo?” Kepala bagian Purchasing menanyai saya dengan nada menyeledik. “Enggak kok” jawabku, padahal ordernya dikit2 he he, bisa hemat biaya dan space. By the way apa sih itu Just In Time? Adalah penerapan sistem inventory yang quantitynya amat sangat rendah hingga mendekati enol. Bisa dilakukan untuk stock bahan baku atau di finish good, khususnya untuk pabrik dengan model mass produkction (made to stock). Jadi stock bahan akan dibuat sesedikit mungkin, datang langsung dipakai, -butuh minta datang pake-, kelihatannya mudah, sebenarnya sulit sekali dilaksanakan. Tapi kalau berhasil, perusahaan anda akan sangat hemat sekali.

Mengelola Supply Chain Management ini sangat menyenangkan namun menyibukkan, karena kondisi aktivitas yang tidak selalu sama, sangat menantang. Sehingga dibutuhkan update pengetahuan dan informasi terbaru, agar kita dan perusahaan bisa melakukan development beberapa pekerjaan atau project. Jika di kelola dengan baik, perusahaan akan mampu untuk mereduce cost, improve waktu pengiriman, menjaga customer tetap loyal, meningkatkan produktivitas, dan mendapatkan peluang bisnis baru. Namun, ada problem yang umum dan pasti mempengaruhi kinerja Perusahaan. Berikut 5 kesalahan paling umum yang seringkali terjadi di sebagian besar Perusahaan dan saya khususkan di aktivitas Logistic untuk Anda pelajari dan apa yang Anda bisa lakukan untuk menghindarinya. 

Kesadaran mengelola SCM mulai terbangun di sebagian Perusahaan yang sebelum tidak mengira hantaman Virus Corona begitu lama dan dahsyat. Department terdampak langsung adalah Procurement, Logistic, Delivery dan SCM secara keseluruhan. Purchasing atau Procurement saat ini pasti sedang pusing tujuh keliling, bulan lalu mungkin baru terjadi untuk perusahaan pengimpor. Saat ini beberapa perusahaan yang bahan bakunya masih lokal, sudah mulai merasakan dampaknya, mereka terpukul mundur seperti dihantam Chris Jon. Bagian Pembelian dan SCM sedang sibuk mencari supplier-supllier baru, karena supplier lama mereka, supplier andalan mereka ikut terhantam juga. Apakah Perusahaan tempat anda bekerja merasakan hal yang sama?

Jadi supplier di Perusahaan kita sebenarnya juga berhubungan dengan banyak pihak (orang) mereka juga bisa membuat penilaian customer atau menilai kita. Mulai dari Purchasing yang develop, follow up dari purchasing, follow up dari QC, PPIC, Produksi, Finance hingga ke Factory Manager. Jika sudah deal pun, mereka bisa menilai kita dari harga, kesepakatan dan akad-akadnya. Saat meneriman order, mereka bisa menilai dari jadwal yang kita berikan, bagaimana kita mengontrol permintaan, bagaimana dengan revisi dan reschedule.

Ingin barang yang dikirim Supplier selalu bagus?, ini adalah cara yang digunakan beberapa Perusahaan di Indonesia atau Luar Negeri. Kendala pembeli yang kontinue adalah kuantitas dan kualitas yang terjaga pula. Bagi para purchasing di setiap Perusahaan, pastinya selalu mengharapkan jumlah barang pesanan sesuai jadwal dan jumlah. Kualitasnya juga musti terjaga atau sesuai dengan standar perjanjian. Namun hal itu kadang tidak terjadi, supplier telat kirim, jumlah tidak sesuai pesanan, kualitas naik turun dan banyak hal lainnya. Jika Pabrik pembeli stocknya lagi banyak, pasti akan komplain dan barang bisa dikembalikan. Namun jika stock lagi tipis, di tolak tapi butuh, diterima tapi tidak sesuai. 

Macam-macam juga cara perusahaan mengelola orderannya, salah satunya di pabrik minuman di tempat saya bekerja. Rencana jual sales/ distributor akan di collect secara Nasional di kantor pusat (HO), tim Sales HO akan mendiskusikan dengan tim Manufactur yang ada di HO juga. Mereka mengadakan meeting yang dinamakan ROFO (Rolling Forecast), mengulang-ulang dan memperbaiki rencana jual setiap minggunya untuk bulan depan. Rencana sales bulan yang fix akan di sign oleh pembesar-pembesar di HO, kemudian dikirim ke all bagian. Tim HO manufactur khususnya Suplly Demand (SCM) akan membagi permintaan ini ke all Pabrik. Memperhatikan varian yang di produksi, stock awal, kemampuan mesin, kesiapan bahan dan ketersediaan space gudang. HO akan ngasih angka per varian per minggu selama sebulan, Pabrik akan breakdown jadwal per hari pershift per varian. Jika ada yang tidak bisa akan diinfo ulang ke HO.  Karena rencana ini adalah hasil dari Forecast tim Sales, membuatnya sebulan sebelumnya,...

Apa yang saya share disini based on apa yang pernah saya lakukan dan ketahui selama as long as this time. Jadi jika ada perbedaan nama dan kondisi mohon dapat dimaklumi, saya juga membuka diri dengan masukan dan ilmu dari teman-teman semua. Malah saya tunggu kritik dan sarannya. Orderan ini adalah hal yang sangat di tunggu-tunggu oleh pengusaha, manager, direktur, ceo, semua deh. Karena produk kita ada yang beli, kalau ada yang beli pasti ada yang jual, nah yang jual siapa nih. Sesuai namanya bagian penjualan biasa disebut Sales, bagian ini adalah ujung tombak dari setiap bisnis, beberapa perusahaan menggabungkannya dengan Marketing. Mereka berusaha meyakinkan konsumen untuk membeli produk kita dan loyal, sehingga bisnis (perusahaan) bisa ‘berjalan’ dan berkembang. Saya mendapati saat bekerja di salah satu Pabrik Garment di wilayah Ungaran, orderan berasal dari Marketing masuk ke Kepala Pabrik. Beliau menentukan akan masuk ke Pabrik mana, karena memang ada beberapa lokasi Pabrik...

Kayak main sepak bola di kontrol, pakai kata ‘kontrol’ karena englishnya use ‘control’ too, bisa juga manage or monitor, doesn’t matter ya, what I mean is like that. Last post is bahas about warehouse job function, how to save a quantity and quality our goods on there. Sekarang kita menuju ke ‘menjaga’ quantity, di dalam gudang baik Mat maupun FG. Udah tahu nggak kalau Warehouse punya hari raya? Bisa jadi anda gak sadar selalu merayakan atau anda gak tahu karena bukan yang berkecimpung di pegudangan . Apa itu hari rayanya? Yak Stock Opname…. Aktivitas ini adalah ritual yang mendebarkan bagi tim Warehouse. Karena apa yang selama periode ini dia kerjaakan, di uji saat itu, di nilai saat itu.  Stock Opname bisa di lakukan bulanan, 6 bulanan, tahunan atau 2 tahunan, bergantung jenis barang yang disimpan dan kebijakan perusahaan. Keren lagi yang gak pake stock opname, kok bisa? Iya bisa, karena stocknya udah di check harian dengan sistem yang baik, sehingga dijamin gak mele...

Warehouse atau gudang sebutan tempat untuk menyimpan, bisa macam-macam yang harus anda simpan. Yang bisa saya sharing saat ini Gudang untuk Bahan dan Gudang untuk Finish Good. Jika anda pernah berkunjung ke kedua gudang ini, saya yakin anda melihat gudang Finish Good selalu lebih rapi dari gudang bahan, sedikit saja gudang bahan lebih rapi. Rapi ini adalah salah satu penilaian jika mengunjungi gudang, dilihat mata nggak ada yang berserakan, penataan lurus, tidak campur-campur, dan lantai bersih.  Saat masuk di Gudang FG mata akan ternganga jika melihat gudang yang luas dan mempunyai rack tinggi-tinggi, mbayangkan berapa ini isinya. Beberapa perusahaan menentukan isi gudang dengan satuan Karton, Kg, Volume dan Pallet Posisi. Namun sebagian Perusahaan menyamakan isi gudangnya dengan menyamakan satuan, kami sering memilih pallet posisi. Pallet posisi ada jumlah pallet standard yang bisa masuk rapi di dalam gudang, sudah di kurangi fasum (panel listrik, APAR, tempat charger, ...

Tulisan ini lanjutan dari ‘ Job Order or Mass Production ’ di minggu sebelumnya. Udah baca? Kalau udah oke kita lanjut. Melanjutkan apa yang pernah saya alami bekerja di Perusahaan dengan model Job Order, sedikit melanjutkan di Perusahaan Garment. Perubahan yang paling banyak dilakukan ada di PPMC (Pre Production & Material Control) dan Produksi Sewing (Jahit). Sedangkan Produksi Cutting, Ironing (Setrika), Folding (Lipat), Washing, Packing tidak banyak berubah. PPMC menjembatani orderan dari Marketing menjadi order spesifikasi yang harus dipahami orang pabrik serta menyiapkan semua bahan pendukung entah harus mendatangkan dari mana. Sedangkan IE Plan Produksi mengaplikasi spesifikasi tersebut menjadi rencana produksi dengan layout baru serta kebutuhan mesin apa, berapa serta jumlah orang. Selanjutnya di Mass Production atau Produksi dalam jumlah besar, tanpa henti, terus menerus, itu kalau barangnya laris he he. Selama 10 tahun saya mengalami proses pembelajaran di per...

Seperti janji saya sebelumnya untuk berbagi mengenai sistem pembuatan rencana produksi. Alhamdulillah selama berkecimpung di PPIC , sudah mengikuti dua model Pabrik terkait jenis prosesnya. Hal ini akan membedakan kerjaan di tiap Dept., namun tetep ya, saat ini  saya batasin di lingkungan PPIC. Apa itu Job Order dan Mass Production. Job Order adalah bisnis yang melakukan proses produksi jika ada order, konsumen bisa custom order di Perusahaan ini, produk tidak selalu sama walaupun tetap sejenis. Sistem ini sering juga di sebut Made to Order, membuat jika ada order. Contoh termudah adalah penjual Es Jus, Jus akan dibuat jika ada orang datang pesan, hampir tidak pernah saya melihat mereka membuat tanpa ada yang memesan. Mass Production adalah bisnis yang melakukan proses produksinya terus menerus dengan estimasi jumlah tersebut akan di beli orang, jika tidak habis ya bisa di obral, jadi hadiah, di bagi-bagikan, terakhir ya dimusnahkan. Sistem ini biasa disebut Make to Sto...

Minggu kemaren pembahasan kontrol stock adalah di wilayah stock bahan, karena yang di jaga terus menerus oleh PPIC pertama adalah produksi tetep running dengan mempersiapkan bahannya. Hal ini merupakan tanggung jawab yang berkesinambungan dari PPIC, karena setelah memberikan plan produksi. Semua Dept. berusaha patuh menjaga Plan Produksi, termasuk PPIC yang menghitung kebutuhan bahan dan merencanakan kapan harus didatangkan. Monggo kita ikutin proses merencanakan proses produksi serta monitoring hariannya. Di artikel sebelumnya pernah saya tuliskan bahwa ideanya setiap minggu PPIC harus membuat rencana produksi mingguan. Karena periode Minggu ini adalah waktu yang pas dan banyak digunakan orang/perusahaan untuk mengevaluasi kinerja dan merencanakan aktivitas berikutnya. Nah rencana produksi mingguan dibuat berdasarkan dari:   MPS bulanan yang sudah direncanakan sebelumnya,  update permintaan marketing/ distributor/ sales / SCM dan  ketersediaan bahan : ...

Dua fungsi utama PPIC adalah seperti dari kepanjangannya ‘Production Planning and Inventory Control’, Merencanakan Produksi dan Mengatur Persediaan. Fungsi kontroling ini dilakukan terus menerus bersama bagian Produksi, R&D, Warehouse RM PM, dan Purchasing. Setiap pagi PPIC (IC) sudah siap dengan stock all bahan, data ini dikirim oleh Warehouse RM PM. Admin Warehouse RM PM bisa memberikan update tiap jam jika perusahaan sudah menggunakan Integrated System (SAP), atau per shift dengan mengirim excel via email atau harian. Actually Warehouse RM PM selalu update bahan bahan yang diminta dan dikirim ke Produksi, sehingga stock bisa diketahui real time. Data status bahan yang diterima oleh PPIC (IC) berisi nama bahan dan berapa jumlahnya per masing-masing lot, expired atau lainnya. Kemudian IC akan membandingkan dengan rencana produksi hari ini dan minggu ini. Jika terlihat ada kekurangan maka check kondisi ini : 

Minggu kemaren kita sudah membeli bahan yak, siapa yang beli,masih ingat ?……lupa! wah harus balik lagi kesini dulu ….. Mari Belanja Bahan . As a PPIC saat meminta kebutuhan bahan ke Purchasing wajib hukumnya menggunakan dokumen (resmi), yang sudah di setujui oleh PPIC dan Purchasing serta Pimpinan Perusahaan. Karena jika bahan tidak datang, beda spek, kebanyakan, kurang, dan problem lainnya, tidak binggung menghubungi siapa dan bisa segera di atasi. Dokumen resmi itu harus ada dasarnya, dari mana muncul kebutuhan jenis dan jumlah tersebut. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, PPIC harus mempunyai perhitungan rencana produksi mingguan, bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan yang disebut MPS. Sehingga bisa di hitung juga kebutuhan jenis dan jumlah bahan/ material dengan jangka waktu yang sama yang disebut MRP.

Departemen/ Bagian yang bertugas membeli bahan dinamakan Purchasing, ada juga yang menyebut Procurement, atau Pembelian. Tugasnya adalah menyediakan all kebutuhan dari perusahaan, baik untuk  Produksi,  Operasional,  Daily,  Mesin,  Jasa,  Infrastruktur, Alat,  Spare part,  Bahan bakar, dll.  Untuk Perusahaan yang produksinya udah cukup besar, tugas dari Purchasing ini bisa di pecah menjadi beberapa bagian, khusus  Bahan Produksi,  Mesin & Sparepart,  Daily Needs,  Jasa dan  Infrastruktur.

Yap tidak lain tidak bukan Dept PPIC (Production Planning & Inventory Control), ada yang IC aja. Jika perusahaan tidak mendirikan dept ini, Job desc nya bisa masuk ke mana saja. Ada yang gabung dengan Purchasing, Finance, Logistic, Production. Karena memang flexible tergantung kebutuhan Perusahaan, kalau masih UKM anda gabung-gabung saja, atau anda pegang sendiri. Menghitung kebutuhan bahan berhubungan erat dengan rencana produksi dan kapasitas gudang, sedangkan rencana produksi berhubungan dengan rencana penjualan yang dipengaruhi kapasitas gudang dan kapasitas mesin.  Kita mulai perencanaan dari yang paling jauh ya, rencana Pengembangan Perusahaan, misal 5 tahun kedepan akan memproduksi 5 juta karton dengan omzet 500 Milyar. Sehingga rencana produksi setahun adalah 1 juta karton, sebulan kurang lebih 100 ribu karton, tinggal kita breakdown produknya apa aja. 

Setelah Bill of Material , kita belajar apa macam material, sebagian perusahaan menyebutnya Bahan. Ada banyak macam bahan yang dibutuhkan perusahaan untuk membuat produknya, mereka menggabungkan berbagai macam bahan dengan proses tertenu untuk menjadi suatu produk yang dibutuhkan dan akan di jual ke masyarakat. Berbagai macam bahan di kelompokkan dan di kategorikan, hal ini ditujukan untuk mempermudah penghitungan kebutuhan, penyimpanan di gudang, pembelian dan saat proses produksi. Sedikit saya berikan beberapa contoh macam kategori bahan : 1. Bahan Baku : adalah bahan pembuat produk inti. Misal Syrup Marjan maka syrupnya, Semen Tiga Roda maka semennya, Belvita maka biskuitnya, TV LG maka tvnya. 

You know what, BOM is ejaan english. So I must introduce with english, BOM (baca: Be O eM) kepanjangan dari Bill Of Material, jumlah material, jumlah macam material, jumlah macam bahan dalam satu barang or product.  Jadi kalau ada benda apapun di depan mu, pasti terdiri dari bemacam-macam part.  Di depan saya saat ini ada botol Pocari Sweat, BOM nya apa aja. Botol plastik pastinya, label merk dan tutup botol. Adalagi di depan saya is Sajadah, BOM nya 4 macam benang, alas, label merk. Adalagi HP, wah kalau ini mah buanyak part nya, silahkan gooling aja yak he he. Part tersebut ada jumlahnya, misal kalau kursi ada 4 kaki penyangga. Jangan lupa, di Pocari tadi ada BOM bahan minumannya, pasti ada di label merk ‘ingredients’. Kalau makanan dan minuman selain BOM kemasan, ada BOM isinya. Misal wafer, isinya ya bahan pembuat wafer, coklat, tepung, pengawet, pewarna, dll. Di Ingredients tidak dituliskan jumlahnya, rahasia perusahaan. Jumlahnya anda tahu pun, belum tentu ...