Common Plan

Sekira tahun 2006 an : “Barangmu iki just in time yo?” Kepala bagian Purchasing menanyai saya dengan nada menyeledik. “Enggak kok” jawabku, padahal ordernya dikit2 he he, bisa hemat biaya dan space. By the way apa sih itu Just In Time? Adalah penerapan sistem inventory yang quantitynya amat sangat rendah hingga mendekati enol. Bisa dilakukan untuk stock bahan baku atau di finish good, khususnya untuk pabrik dengan model mass produkction (made to stock). Jadi stock bahan akan dibuat sesedikit mungkin, datang langsung dipakai, -butuh minta datang pake-, kelihatannya mudah, sebenarnya sulit sekali dilaksanakan. Tapi kalau berhasil, perusahaan anda akan sangat hemat sekali.

Ingin barang yang dikirim Supplier selalu bagus?, ini adalah cara yang digunakan beberapa Perusahaan di Indonesia atau Luar Negeri. Kendala pembeli yang kontinue adalah kuantitas dan kualitas yang terjaga pula. Bagi para purchasing di setiap Perusahaan, pastinya selalu mengharapkan jumlah barang pesanan sesuai jadwal dan jumlah. Kualitasnya juga musti terjaga atau sesuai dengan standar perjanjian. Namun hal itu kadang tidak terjadi, supplier telat kirim, jumlah tidak sesuai pesanan, kualitas naik turun dan banyak hal lainnya. Jika Pabrik pembeli stocknya lagi banyak, pasti akan komplain dan barang bisa dikembalikan. Namun jika stock lagi tipis, di tolak tapi butuh, diterima tapi tidak sesuai. 

Dua fungsi utama PPIC adalah seperti dari kepanjangannya ‘Production Planning and Inventory Control’, Merencanakan Produksi dan Mengatur Persediaan. Fungsi kontroling ini dilakukan terus menerus bersama bagian Produksi, R&D, Warehouse RM PM, dan Purchasing. Setiap pagi PPIC (IC) sudah siap dengan stock all bahan, data ini dikirim oleh Warehouse RM PM. Admin Warehouse RM PM bisa memberikan update tiap jam jika perusahaan sudah menggunakan Integrated System (SAP), atau per shift dengan mengirim excel via email atau harian. Actually Warehouse RM PM selalu update bahan bahan yang diminta dan dikirim ke Produksi, sehingga stock bisa diketahui real time. Data status bahan yang diterima oleh PPIC (IC) berisi nama bahan dan berapa jumlahnya per masing-masing lot, expired atau lainnya. Kemudian IC akan membandingkan dengan rencana produksi hari ini dan minggu ini. Jika terlihat ada kekurangan maka check kondisi ini : 

Departemen/ Bagian yang bertugas membeli bahan dinamakan Purchasing, ada juga yang menyebut Procurement, atau Pembelian. Tugasnya adalah menyediakan all kebutuhan dari perusahaan, baik untuk  Produksi,  Operasional,  Daily,  Mesin,  Jasa,  Infrastruktur, Alat,  Spare part,  Bahan bakar, dll.  Untuk Perusahaan yang produksinya udah cukup besar, tugas dari Purchasing ini bisa di pecah menjadi beberapa bagian, khusus  Bahan Produksi,  Mesin & Sparepart,  Daily Needs,  Jasa dan  Infrastruktur.