Control Stock, Ngapain aja sih?

Dua fungsi utama PPIC adalah seperti dari kepanjangannya ‘Production Planning and Inventory Control’, Merencanakan Produksi dan Mengatur Persediaan. Fungsi kontroling ini dilakukan terus menerus bersama bagian Produksi, R&D, Warehouse RM PM, dan Purchasing.

Setiap pagi PPIC (IC) sudah siap dengan stock all bahan, data ini dikirim oleh Warehouse RM PM. Admin Warehouse RM PM bisa memberikan update tiap jam jika perusahaan sudah menggunakan Integrated System (SAP), atau per shift dengan mengirim excel via email atau harian. Actually Warehouse RM PM selalu update bahan bahan yang diminta dan dikirim ke Produksi, sehingga stock bisa diketahui real time.

Data status bahan yang diterima oleh PPIC (IC) berisi nama bahan dan berapa jumlahnya per masing-masing lot, expired atau lainnya. Kemudian IC akan membandingkan dengan rencana produksi hari ini dan minggu ini. Jika terlihat ada kekurangan maka check kondisi ini : 

• Status Stock kemaren > apakah ada perbedaan stock awal, stock akhir, real kedatangan, biasanya ada salah input.
• Jumlah stock di area Dept. Production > kadang mengambil lebih banyak dari yang direncanakan, tidak masalah jika area simpannya ada dan tidak berlebih karena menjaga dari keborosan.
• Konsumsi produksi > kadang karena ada masalah, Dept. Production harus menambah produksinya untuk menganti problem yang terjadi.
• Jadwal kedatangan > jika masih kurang, check apakah ada jadwal kedatangan bahan yang terlambat, atau on schedule. Misal hari ini Selasa, ada kekurangan di Jumat, schedule bahan datang di Kamis, oke kita tunggu dan pastikan.

Jika memang ada kekurangan maka segera kordinasi dengan Purchasing, kordinasi dengan R&D apakah ada bahan baku disana (sisa penelitian atau sample) yang bisa digunakan, jika semua mentok lakukan revisi rencana produksi, bila masih tidak bisa produksi dihentikan dan perusahaan loss produktivity…RAME!

Namun jika IC selalu kontrol stoocknya, minimal 3 kali sehari, saat masuk kerja , setelah istirahat dan sebelum pulang kerja. Jika menggunakan Excel, hati-hati dengan rumus excel anda, cek selalu database, BOM, link dan simbol-simbol. Laporan Status stcock kirim juga ke atasan, purchasing dan Dept. terkait sehingga bisa sama-sama melakukan cross check. Dengan begitu kesalahan bisa diminimalisir.

Jika Perusahaan sudah menggunakan Integrated System, maka Alert bisa diketahui langsung oleh banyak orang. Kontrol lebih mudah, karena kebutuhan bahan dari sistem, permintaan bahan dari sistem, jumlah pembelian dari sistem, kedatangan dan pengambilan di kontrol oleh sistem. karena computerize system kadang menyulitkan karena tidak luwes atau flexible, saklek dan otoriter. Integrated System ini tujuanya memang memudahkan, menertibkan dan merapikan serta real time information, tapi membangunnya yang rumit, butuh banyak waktu, banyak SDM dan pastinya banyak biaya.