Supplier Performance

Ingin barang yang dikirim Supplier selalu bagus?,

ini adalah cara yang digunakan beberapa Perusahaan di Indonesia atau Luar Negeri.

Kendala pembeli yang kontinue adalah kuantitas dan kualitas yang terjaga pula. Bagi para purchasing di setiap Perusahaan, pastinya selalu mengharapkan jumlah barang pesanan sesuai jadwal dan jumlah. Kualitasnya juga musti terjaga atau sesuai dengan standar perjanjian.

Namun hal itu kadang tidak terjadi, supplier telat kirim, jumlah tidak sesuai pesanan, kualitas naik turun dan banyak hal lainnya. Jika Pabrik pembeli stocknya lagi banyak, pasti akan komplain dan barang bisa dikembalikan. Namun jika stock lagi tipis, di tolak tapi butuh, diterima tapi tidak sesuai. 

Jika itu adalah bahan baku/ kemas, beberapa perusahaan akan menerima dengan perjanjian dan perlakuan tambahan, biaya akan di bebankan ke supplier. Jika itu Finish Good, dan tidak sesuai spek, pembeli akan minta diskon, karena telah dirugikan. 

Nah, untuk meminimalisasi kerugian kita dari para supplier maka perlu spare supplier. Dan membuat system penilaian supplier, agar para supplier bisa mereview supplynya di perusahaan kita dan dijadikan perbaikan untuk proses berikutnya. Seperti ini garis besar system Penilaian Supplier.

1. Tempatkan QC khusus di bagian penerimaan, tugasnya adalah melakukan checking barang yang baru datang. Metode pengecheckan bisa disesuaikan dengan jenis bisnis di tiap Perusahaan.
2. Tegas untuk memutuskan, baik penolakan atau lolos. Karena jika barang kurang bagus, akan banyak waktu, tenaga, pikiran yang terbuang untuk bisa menggunakan barang tersebut.
3. Buat catatan dan form penerimaan, baik barang yang bagus dan tidak tetap dibuatkan dokumennya.
4. Buat supplier performance, bisa dibuat sebulan sekali, 3 bulanan, 6 bulanan atau setahun sekali (hindari ya), walaupun lebih baik dari pada enggak ngerjain.
5. Isi dari performance supplier adalah Harga, Quality, Ketepatan Quantity, Ketepatan Jadwal, Feedback.
6. Beri nilai sesuai standard yang anda buat, untuk tiap kriteria buatkan standard penilaian.
7. Supplier Performance ini bisa kita gunakan untuk menganalisa supplier mana yang bagus dan layak dipertahankan. Yang kurang bagus bisa kita tawar lagi harganya he he.

Bagi perusahaan, performance supplier ini sangat penting. Karena saat kecepatan dan volume produksi sudah tinggi, butuh supply bahan yang lancar dan terjaga kualitasnya. Usahakan memiliki lebih dari 2 supplier untuk tiap item yang sama, sehingga penting bagi Purchasing untuk melakukan evaluasi dan mencari terus supplier baru, agar bargaining kita tetap ada (kuat).

Terakhir, hubungan baik tetep dijaga, fedback segera diberikan, dan pembayaran harus lancar. Supplier pun bisa juga membatasi supplynya karena misal secara sopan santun kita kurang baik, jika ada pertanyaan atau kordinasi kitanya sering cuek dan nunda-nunda, trus Finance kita sering sekali menunda pembayan, parahnya tanpa kofirmasi. Quality tidak tidak sesuai, spek sering berganti, tidak bisa win-win solution. Kalau kayak gini kita nggak punya bargaining, bisa-bisa malah ditinggalin supplier.