5 Strategi untuk meningkatkan Efisiensi Inventory Management anda

Strategi ini untuk anda yang saat ini sedang menjalankan jualan online retail, dan memahami kompleksitas mengelola persediaan, baik persediaan bahan maupun persediaan barang jadi. Anda musti mengetahui jumlah yang yang picisan tersebut, memastikan harga produksi dan jual tetep benar untuk tiap picisan, dan dimana barang tersebut berada, bisa di workshop anda, bisa di toko, bisa di karyawan, reseller, distributor, di suplier atau masih di jalan. 

Dengan data yang akurat dan realtime, akan membantu anda bertindak cepat. Sehingga di situasi yang cepat berubah ini, persediaan yang shortage atau yang melimpah bisa anda hindari, karena keduanya hal yang sangat tidak kita inginkan.

Berikut 5 strategi yang bisa anda gunakan untuk melakukan improvement.

1. Tingkatkan keakuratan Forecasting

Banyak penjual online saat ini membuat barang dahulu dan melakukan stock sebelum menjualnya ke pasar, hanya sedikit yang melakukan penjualan sebelum produk di buat. Ya benar, kita sering menyebutkan “PO” , dan ini berlaku untuk brand yang sudah punya nama. Sehingga untuk bisnis yang tidak bisa melakukan PO, harus mempunyai forecasting yang baik untuk menghitung jumlah stock nya. 

Namun memprediksi penjualan ini cukup sulit dilakukan untuk saat ini, karena banyak bisnis sejenis, produk juga hampir serupa, kalau brand kita kurang kuat (ini bisa dari banyak faktor), maka konsumen dengan mudah akan beralih. Namun fluktuasi permintaan ini memang sudah jadi makanan sehari hari pebisnis, harus dihadapi dan dicari metodenya. Yang saat ini bisa dilakukan adalah mengetahui kapan permintaan akan melonjak atau turun drastis. Bisa jadi karena musim, libur nasional, hari besar nasional, perayaan kota (negara) dan lain sebagainya yang mempengaruhi jualan anda.

2. Mulai menggunakan Database ter System Online

Walaupun bisnis anda masih kecil, salah satu faktor pendukung peningkatannya adalah dengan data yang akurat dan real time. Pencatatan manual akan menyulitkan anda, karena rawan human error. Bahkan karyawan yang paling pintar dan rajin pun bisa melakukan kesalahan, akibatnya konsumen anda kecewa, mendapat review yang buruk, bisa bisa pelanggan anda berkurang.

Saat ini sudah banyak beredar software yang membantu para enterpreneur untuk mengelola datanya, dari barang, uang hingga asset. Bisa mengeluarkan analisa macam-macam, sesuai permintaan anda dengan angka yang presisi dan real time. Inventory system menggunakan barcode, sehingga proses pencatatan menjadi lebih cepat, data akan dikirim ke cloud storage untuk mencegah jika ada error atau kerusakan di storage atau server anda.

3. Supply Negosiasi

Inventory Management adalah bagaimana anda menyediakan stock yang tidak berlebih atau pun shortage (ideal banget sih), termasuk juga bagaimana anda mendapatkannya dan berapa biayanya. Tetep saya mengingatkan akan pentingnya mempunyai software database system (ERP), untuk mengontrol inventory anda, apalagi yang SKU nya ribuan, system tersebut akan memberikan notifikasi jika stock berlebih, kurang, slow moving, expired, dll.

Bagaimana mendapatkan dan biaya, anda harus memiliki supplier yang handal, dan pasti lebih dari satu supplier, lebih dari dua malah bagus. Anda bisa terus menerus membandingkan harga, kecepatan dan kualitas dari beberapa supplier yang anda punya. Sehingga anda punya kesempatan untuk melakukan improve dan reduce cost, dan jangan lupa biaya kirim juga bisa diimprove, karena beberapa perusahan mempercayakan proses delivery ke pihak ketiga.

4. Melakukan Dropship

Saat ini sangat banyak bisnis seperti ini dijalankan, khususnya produk retail. Nggak hanya penjual rumahan yang melakukan ini untuk mengisi waktu. Toko-toko besar pun melakukan hal yang sama, dan sekarang memang semua perusahaan memasarkan barangnya secara online. Misal kita beli sepatu di webstore resmi Adidas, nah bisa jadi barang dikirim dari Pabrik, buka dari toko official.

Atau mungkin offline store sudah ada dimana-mana, webstore hanya satu dikelola pusat. Pengiriman bisa dilakukan oleh toko yang terdekat dengan pemesan, atau untuk mengurangi stock slow moving di salah satu toko bisa mengirim barang tersebut walaupun jarak ke customer lebih jauh. 

5. Program Training

Jika database anda sudah memakai sistem dan transaksi anda sudah automatis, real time, anda sudah dijalan yang benar. Namun tetap anda membutuhkan tenaga kerja yang terampil yang akan menjalankan, menjaga dan mengevaluasi mesin dan software perusahaan. Nah untuk menjaga, mengevaluasi serta mempertahankan performa tenaga kerja, dibutuhkan SOP dan training yang berkelanjutan.

Untuk bisa melakukan 4 strategi diatas pasti membutuhkan pelatihan untuk karyawan anda, karena untuk menjalankannya harus sama dan melalui step by step nya. Jika anda atau staff mempunyai kemampuan public speaking yang baik, bisa langsung anda lakukan sesi traning yang berkelanjutan. Namun untuk mengehmat waktu dan untuk mendapatkan knowledge baru, datangkan para expert untuk melakukan sesi seminar dan training untuk meng-upgrade kapasitas karyawan.

Jangan sampe nanti menyesal, anda membuang waktu berbulan-bulan namun performance perusahaan tidak meningkat sesuai strategi anda. Dan ternyata hal ini terjadi kurangnya semangat dan pemahaman para staff.

Inventory Management pasti sangat penting, dan pasti anda jalankan karena sebagai pimpinan pasti ingin pengelolaan stock bisa terjaga dengan baik. Baik untuk bisnis masih kecil, ataupun perusahaan ecommerce tingkat dunia, ini ya pasti juwelas lah. Silahkan dicoba 5 strategi ini dan perhatikan apa yang terjadi ha ha. Sedikit kesalahan, pekerjaan yang lebih mudah dikelola dan keuntungan yang meningkat akan anda rasakan di bulan-bulan berikutnya.

*disadur dari Kayleigh Toyra dari situs Webgility