Common Plan

Dua fungsi utama PPIC adalah seperti dari kepanjangannya ‘Production Planning and Inventory Control’, Merencanakan Produksi dan Mengatur Persediaan. Fungsi kontroling ini dilakukan terus menerus bersama bagian Produksi, R&D, Warehouse RM PM, dan Purchasing. Setiap pagi PPIC (IC) sudah siap dengan stock all bahan, data ini dikirim oleh Warehouse RM PM. Admin Warehouse RM PM bisa memberikan update tiap jam jika perusahaan sudah menggunakan Integrated System (SAP), atau per shift dengan mengirim excel via email atau harian. Actually Warehouse RM PM selalu update bahan bahan yang diminta dan dikirim ke Produksi, sehingga stock bisa diketahui real time. Data status bahan yang diterima oleh PPIC (IC) berisi nama bahan dan berapa jumlahnya per masing-masing lot, expired atau lainnya. Kemudian IC akan membandingkan dengan rencana produksi hari ini dan minggu ini. Jika terlihat ada kekurangan maka check kondisi ini : 

Minggu kemaren kita sudah membeli bahan yak, siapa yang beli,masih ingat ?……lupa! wah harus balik lagi kesini dulu ….. Mari Belanja Bahan . As a PPIC saat meminta kebutuhan bahan ke Purchasing wajib hukumnya menggunakan dokumen (resmi), yang sudah di setujui oleh PPIC dan Purchasing serta Pimpinan Perusahaan. Karena jika bahan tidak datang, beda spek, kebanyakan, kurang, dan problem lainnya, tidak binggung menghubungi siapa dan bisa segera di atasi. Dokumen resmi itu harus ada dasarnya, dari mana muncul kebutuhan jenis dan jumlah tersebut. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, PPIC harus mempunyai perhitungan rencana produksi mingguan, bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan yang disebut MPS. Sehingga bisa di hitung juga kebutuhan jenis dan jumlah bahan/ material dengan jangka waktu yang sama yang disebut MRP.

Departemen/ Bagian yang bertugas membeli bahan dinamakan Purchasing, ada juga yang menyebut Procurement, atau Pembelian. Tugasnya adalah menyediakan all kebutuhan dari perusahaan, baik untuk  Produksi,  Operasional,  Daily,  Mesin,  Jasa,  Infrastruktur, Alat,  Spare part,  Bahan bakar, dll.  Untuk Perusahaan yang produksinya udah cukup besar, tugas dari Purchasing ini bisa di pecah menjadi beberapa bagian, khusus  Bahan Produksi,  Mesin & Sparepart,  Daily Needs,  Jasa dan  Infrastruktur.

Yap tidak lain tidak bukan Dept PPIC (Production Planning & Inventory Control), ada yang IC aja. Jika perusahaan tidak mendirikan dept ini, Job desc nya bisa masuk ke mana saja. Ada yang gabung dengan Purchasing, Finance, Logistic, Production. Karena memang flexible tergantung kebutuhan Perusahaan, kalau masih UKM anda gabung-gabung saja, atau anda pegang sendiri. Menghitung kebutuhan bahan berhubungan erat dengan rencana produksi dan kapasitas gudang, sedangkan rencana produksi berhubungan dengan rencana penjualan yang dipengaruhi kapasitas gudang dan kapasitas mesin.  Kita mulai perencanaan dari yang paling jauh ya, rencana Pengembangan Perusahaan, misal 5 tahun kedepan akan memproduksi 5 juta karton dengan omzet 500 Milyar. Sehingga rencana produksi setahun adalah 1 juta karton, sebulan kurang lebih 100 ribu karton, tinggal kita breakdown produknya apa aja.